Hörerfrage: Der richtige Start in der ersten Teambesprechung - Worauf muss ich achten?

Als neue PDL bist Du mit ganz vielen unterschiedlichen Erwartungen konfrontiert. Du kannst davon ausgehen, wenn Du von einem anderen Pflegedienst kommst, das der Flurfunk und die Whatsapp-Gruppen schon heiß gelaufen sind. Vermutungen, Hoffnungen und Befürchtungen werden über Dich ausgetauscht worden sein.

Blöd nur, dass Du davon das Wenigste mitbekommst.

Um das geht es:

• Was eine neue PDL in einem Team auslöst
• Drei Ziele, die Du in Deiner ersten Teambesprechung erreichen musst
• Die passende Anrede: Du oder Sie?
• Das "8-Schritt Konzept" für Deine erste Teambesprechung
• Sinnvolle Regeln für die Teambesprechung
• Ab wann Du Veränderungen einführen kannst

Was eine neue PDL in einem Team auslöst

Egal, wie Deine Vorgängerin, Dein Vorgänger gelitten war, das Team hat sich mit seinem Verhalten auf ihn/sie eingerichtet. Bei Dir weiß man noch nicht, woran man ist und was sich vielleicht ändern wird.

Die wenigsten Menschen wollen Veränderungen. Auch wenn es in Deinem neuen Betätigungsfeld an der einen oder anderen Stelle unrund läuft und das auch jeder weiß, würde eine Veränderung noch mehr Arbeit bedeuten. Jetzt herausfinden zu müssen welches Verhalten Du gut findest und welches nicht, wofür Du stehst und wofür nicht, bedeutet schon einen erhöhten Energieaufwand.

Was sich Deine Mitarbeitenden fragen:

• Ist sie mir sympatisch?
• Bin ich ihr sympathisch?
• Behalte ich meine Stellung im Team? Werde ich auch jetzt die Vertraute, die Geächtete, die, die man immer fragen kann, wenn es ums Einspringen geht, bleiben?
• Bleibt es bei den Vereinbarungen, die ich mit der Vorgängerin getroffen habe? (Kein Wochenenddienst, keine Rufbereitschaft, keine Doppelschichten)
• Wie bewertet sie unsere Arbeit und unsere Abläufe im Team?
• Wie nah steht sie der Hierarchieebene darüber? Leistunsgbereichsleiter, Geschäftsführung.
• Welche Ziele wurden mit ihr vereinbart?
• Was will, was soll sie verändern?
• Wird es endlich anders werden?
• Wie fachlich kompetent ist sie?
• Kann ich sie um den Finger wickeln?
• Wie viel Freiraum gibt sie?
• Bleiben unsere Teambesprechungen so langweilig, so lebhaft wie bisher?
• und so weiter...

Drei Ziele, die Du in Deiner ersten Teambesprechung erreichen musst

(Als neue PDL, die von extern kommt.)

Schaffe auf Deiner ersten Teambesprechung Klarheit, Transparenz und Orientierung für beide Seiten.

Deine Ziele als Checkliste:

1. Du hast Deine Mitarbeitenden kennengelernt und
2. weißt, welche Erwartungen sie an Dich als PDL haben.
3. Dein Team
   • hat Dich kennengelernt,
   • weiß, wofür Du stehst,
   • kennt Deine Ziele und Erwartungen,
   • weiß, wie Du Teambesprechungen in Zukunft gestalten wirst und
   • was Deine nächsten Schritte sind.

Wenn Du an diese drei plus fünf Ziele nach Deiner ersten Teambesprechung einen Haken machen kannst, hast Du den Flurfunk schon einmal runtergefahren.

Die passende Anrede: Du oder Sie?

Viele glauben, dass sie durch die förmlichere Sie Ansprache eine größere Distanz wahren können. Ich sehe das anders. Wenn jemand nur durch die Anrede Distanz gewährleisten kann, dann stimmt aus meiner Sicht etwas

• in der gefühlten Rollensicherheit,
• der Zielklarheit und
• dem Selbstwertgefühl nicht.

Ja, ich kenne den Spruch auch, dass man eher mal „Du Arschloch“ als „Sie Arschloch“ sagt. Doch Hand aufs Herz. Ich sage keines von beiden. Du etwa?

Wissenschaftlich erwiesen ist, dass Teams und Unternehmen schneller und motivierter ihre Ziele erreichen, wenn die persönliche Anrede üblich ist.

Immer Vorausgesetzt dass die Leitungskraft in der Lage ist

• klare Ziele zu kommunizieren und zu begründen,
• den Gesprächspartner in seiner Wirklichkeit verstehen will auch wenn es unterschiedliche Auffassungen gibt,
• ein konstruktives Kritikgespräch führen kann und
• die unterschiedlichen Potenziale im Team zielgerichtet einsetzen bzw. fördern kann.

Das 8-Schritt Konzept:
So läuft die erste Teambesprechung als neue PDL

• Check-In | Orientierungsphase
• Deine Vorstellung
• Die Vorstellung Deines Teams
• Dein Selbstverständnis von Deiner Rolle als Führungskraft
• Deine Ziele und Erwartungen
• Die Erwartungen Deines Teams an Dich
• Regeln für die Teambesprechungen festlegen
• Deine nächsten Schritte

Inhaltliche und didaktische Ideen zu den einzelnen Schritten

1. Check-In | Orientierungsphase 

• Freude und Wertschätzung ausdrücken mit einem so tollen Team zusammen arbeiten zu dürfen.
• Themen nennen (an den Zielen orientieren).
• Themen stehen auf dem Flipchart.

2. Deine Vorstellung 

• Gedanken-Vorwegnahme
  („Ich gehe mal davon aus, dass sich viele schon gefragt haben, wer ich bin, was ich kann und was meine Vorstellungen von meiner Position als PDL sind!“)
• Etwas zu Dir als Privatperson.
• Wo Du vorher gearbeitet hast.
• Warum Du dort weg bist und
• Dich für Deinen jetzigen Arbeitgeber entschieden hast.
• Was Deine Expertise ist. (Was Du besonders gut kannst, wofür Dein Herz schlägt)
• Wie Du mit der Anrede umgehen möchtest.

3. Die Vorstellung Deines Teams

• Rechne aus, wie lange das dauern darf. Pro Person ca. 1 Minute.
• Um Vielredner und Vieldenker zu berücksichtigen schreib die Stichpunkte, zu denen etwas gesagt werden soll, auf ein Flipchart.
  Beispiel:
  • Kurz etwas zu mir
  • Seit wann ich hier arbeite
  • Was meine Aufgabe ist
  • Was mir an meinem Beruf gefällt
• Gib zwei, drei Minuten Zeit, damit sich jeder etwas überlegen kann.

• Lass das Team entscheiden, wer beginnt und dann geht es rechts oder links herum der Reihe nach weiter.

4. Dein Selbstverständnis von Deiner Rolle aus Führungskraft 

• Wofür stehst Du als Führungskraft?
• Wie siehst Du Deine Verantwortung, bezogen auf
  • auf das Team
  • die Pflegekunden
  • die Arbeitsabläufe
  • eure Ziele
  • deine Aufgaben
• Beispiele: Bist Du mehr für Zusammenarbeit auf Augenhöhe? Willst Du gemeinsam mit Deinem Team Ziele erreichen? Fährst Du Touren oder nicht? Gibt es offene Türen ja oder nein? Willst Du die Herrin der Dienstplanung sein oder soll Dein Team das regeln? Wie stehst Du zu Fort- und Weiterbildung?

5. Deine Ziele und Erwartungen

• Was genau willst Du mit Deinem Team erreichen. Sag etwas 
  • Zur Wirtschaftlichkeit (z.B.:Quote Inanspruchnahme der Leistungen).
  • Dem Image / Ansehen (z.B.:Der beste Pflegedienst der Region bleiben/werden).
  • Zur Kundenzufriedenheit
  • Zur Mitarbeiterzufriedenheit
• Welche Erwartungen Du an die Zusammenarbeit stellst.
  Beispiele:
  • Offen miteinander reden ohne Konsequenzen fürchten zu müssen.
  • Fehler als Chance begreifen und Lösungen für die Zukunft finden.
  • Probleme ansprechen und Lösungsvorschläge gleich mitbringen.
  • Füreinander einstehen, wenn es einmal eng wird.
  • Gemeinsam Verantwortung für Kundenzufriedenheit und Qualität tragen.
  • Gerechte Arbeits- und Aufgabenverteilung
• Was auch immer Du hier sagst, jetzt ist es Zeit, eine Frage an Dein Team zu stellen.
  Beispiele:
  • Was sagt Ihr dazu?
  • Welche Fragen gibt es dazu?
  • Wie wirkt das auf Euch?
  • Auf einer Skala von 0=unmöglich bis 10=gehe ich mit, was sagt Ihr dazu?
• Rechne nicht mit vielen Antworten, denn noch musst Du mit Taten Deine Worte beweisen.
• Halte aber eine Pause aus (!!!! keine Alternativfrage anschließen) und schau auffordernd lächelnd in die Runde. Eine/r wird etwas sagen und damit den Eisbrecher machen.

6. Die Erwartungen Deines Teams an Dich

• Stelle eine offene Frage an Dein Team und konkretisiere Sie. Zum Beispiel so:
  Welche Erwartungen habt Ihr an mich.
  
  • Was geht gar nicht?
  • Was soll unbedingt sein?
• Wenn Dein Team bisher sehr lebhaft war, dann stell die Frage offen in den Raum und schreibe die Antworten auf dem Flipchart mit.
• Wenn es eher ruhiger zugeht, dann teile unterschiedlich farbige Pinkarten aus und lass
  
  • jeden ein Stichwort für jede Frage aufschreiben (bei kleineren Teams bis 12/15 Personen).
  • Bei größeren Teams bilde Gruppen von je drei bis fünf Personen, die für jede Frage max. 3 Antworten aufschreibt.
• Das kannst Du auch gut mit einer Pause kombinieren. Lass Die Karten einsammeln und kleb sie an die Wand oder das Flipchart.
• Frag nach, wenn eine Antwort für Dich nicht aussagekräftig genug ist und kommentiere jede Erwartung entweder mit geht klar oder das werde ich nicht erfüllen. Mit Begründung.

7. Regeln für die Teambesprechung festlegen

• Zu diesem Thema kannst Du in Vorleistung gehen und Deine Vorstellungen präsentieren. Am besten wieder auf Flip oder DIN A 4 Kopien in ausreichender Anzahl.
  
  Beispiel:
  • Dienstbesprechungen beginnen pünktlich. Auch wenn nicht alle da sind.
  • Die Tagesordnung ist mindestens 1 Woche vorher bekannt.
  • Jeder Tagesordnungspunkt/TOP hat ein Ziel.
  • Wortbeiträge sind ziel- und lösungsorientiert.
  • Dienstbesprechungen sind keine Vortragsveranstaltungen. Ergebnisse und Lösungen werden mit der aktiven Beteiligung des Tams erreicht.
  • Wortbeiträge werden wertschätzend behandelt.
  • Alle tragen Verantwortung für Ergebnisse und Zeit.
  • Es ist sichergestellt, dass Abwesende die Ergebnisse mittragen.
• Frage, welche Veränderungswünsche und Ergänzungen es gibt.
• Wenn die Anregungen für Dich okay sind, dann erweitere Deinen Vorschlag. Wenn nicht, dann begründe Deine Entscheidung.
• Wenn Du das am Flipchart gemacht hast, dann hat Eure Arbeit eine noch höhere Verbindlichkeit, wenn Du jetzt alle bittest, auf dem Flipchart zu unterschreiben.
• Das Flipchart kannst Du dann zu jeder Teambesprechung wieder an die Wand hängen. 

Wenn Du Dich zur Fortbildung unter Palmen anmeldest, kannst Du am 14. Mai 2018 gemeinsam mit mir Moderationsmethoden kennenlernen und ausprobieren.
Wie Sie Dienstbesprechungen aktiv gestalten und die erfolgreiche Umsetzung ab sofort sichern

8. Deine nächsten Schritte

• Sage, was genau Du mit welchem Ziel in den nächsten Wochen tun wirst.
  Beispiele:
  • Mit jedem ein persönliches Gespräch führen.
  • Bei jeder Tour einmal mitfahren.
  • In den ersten sechs Wochen nichts verändern und aufschreiben, was Du gut findest und was Du verändern möchtest.

Zusammenfassung
Die erste Teambesprechung als neue PDL stellt die Weichen für Eure gemeinsame Zusammenarbeit. Nimm Dir Zeit dafür und erarbeite Dir Dein eigenes schlüssiges Konzept.

Action Step 

Wenn Du als neue PDL vor Deiner ersten Teambesprechung stehst, dann schnapp Dir doch die Checkliste und bereite Dich damit vor.

Wenn Du schon länger PDL bist, dann prüf doch einmal, welche Parts aus der Checkliste Du  noch einmal zum Thema machen kannst und entscheide, welchen Punkt Deiner nächsten Teambesprechung Du mal mit Flipchart oder Pin-Karten anreichern kannst.

Ich wünsche Dir viel gute Energie bei der Umsetzung. 

Liebe Grüße von

Claudia, Claudia Henrichs

Noch einige Worte zum Action Step. Damit Du so viel wie möglich von jeder Podcast-Episode hast, gibt es immer einen Vorschlag von mir, den Action Step, den Du ausprobieren oder umsetzten kannst. Eine gute Idee ist auch, dass Du Dir ein Heft oder eine Mappe zum Podcast anlegst und Dir zu jeder Folge den für Dich wichtigsten Impuls einträgst. Nur einen einzigen pro Folge. Und dann lass Dich jeden Tag von Deinem Impuls begleiten. Es reicht schon, wenn Du einmal, am besten immer zu einem festen Zeitpunkt am Tag, kurz an Deinen Impuls denkst. Also zum Beispiel bei der ersten Tasse Kaffee oder während der Fahrt zum Dienst oder während Du abends die Zähne putzt.