Entscheide vorher, was Du erreichen willst!
Viele sammeln einfach ein paar Themen oder bringen große Stapel von Papier mit zur Dienstbesprechung. Oft werden die Themen einen Tag vorher zusammengestellt weil, wie immer, die Zeit fehlt.
Mit einer Tagesordnung breitest Du Dich optimal auf Dein Meeting vor.
Die Tagesordnung für Deine Teambesprechung
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Bonus-Infos zu dieser Episode
Am besten, Du lädst Dir die Mustervorlage „Tagesordnung“ auf den Bildschirm oder druckst sie Dir aus. Dann kannst Du Dich besser orientieren, wenn Du den Text liest.
Nimm Dir Zeit für die Vorbereitung Deiner Teambesprechung
Deine Teambesprechungen werden viel erfolgreicher als bisher
- Wenn Du Deine Tagesordnung sorgfältig vorbereitest,
- diese vor dem Meeting allen zur Verfügung stellst und
- zu jedem Thema im voraus schon entscheidest, was Du erreichen möchtest
Eine kleine Fabel, die zu unserem Thema passt
"Warum schärfst Du Deine Axt nicht?"
fragte ein Wanderer den Waldarbeiter, der sich sichtlich abmühte mit einer stumpfen Axt Bäume zu fällen.
"Keine Zeit, keine Zeit!“ hechelte der Waldarbeiter
„Ich muss Bäume fällen."
Das Fazit liegt auf der Hand, oder? Würde sich der Waldarbeiter die Zeit nehmen, die Axt zu schärfen, würde es schneller gehen, die Bäume zu fällen und letztendlich hätte er Zeit gespart. (Die Fabel kannst Du in dem Bestseller von Stephen R. Covey, Die sieben Wege zur Effektivität, nachlesen)
Übertragen wir das auf Deine Teambesprechung, gelten folgende zwei Regeln:
- Bereite Dich gründlich vor, damit Du keine Zeit verschwendest
- Plane nicht in Eile, denn die Zeit aller ist kostbar
Die Tagesordnung für Deine Dienstbesprechung
Bestimmt habt Ihr eine Vorlage in Eurem QM-Handbuch. Vielleicht passt Eure Vorlage ja auch schon oder Du kannst sie anpassen, wenn Dir das eine oder andere, was ich jetzt erzähle sinnvoll erscheint.
Gehen wir die einzelnen Felder meiner Mustervorlage einmal Punkt für Punkt durch. Ich unterscheide zwischen dem Kopfbereich und dem Themenbereich.
Im Kopfbereich habe ich die Felder mit orangefarbenen, im Themenbereich mit grünen Punkten versehen
Der Kopfbereich
- Besprechung einberufen von
Hier kommt der Name der Person hin, die zum Meeting einlädt.
Das ist dann auch die Person, die für die Themen und die Ergebnisse verantwortlich ist. - Moderator
Wir werden in einer späteren Folge noch besprechen, dass nicht immer die Leitung, auch diejenige ist, die das Meeting durchgängig moderiert. In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Rolle der Leitung und die der Moderation auf zwei verschiedene Personen zu verteilen. - Protokollant
Leg bitte im Vorfeld schon fest, wer die Ergebnisse für jedes einzelne Thema Deiner Besprechung festhält. Klar ist, dass Du mit den Personen, die moderieren und protokollieren sollen sprichst, bevor Du die Tagesordnung rausgibst. Damit diese Absprache so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt, schlage ich vor, ihr legt einmal die Regel fest, dass die Protokollführung immer alphabetisch nach Nachnamen übernommen wird. Hat also im letzten Meeting die Claudia Henrichs Protokoll geschrieben, ist beim nächsten Meeting die Person an der Reihe, deren Nachnamen nach Henrichs folgt. - Teilnehmer
Bei bis zu sechs Personen kannst Du hier alle Namen aufführen. Bitte mit ausgeschrieben Vor- und Nachnamen. Bei mehr als sechs Personen nimmst Du die Teambezeichung. Zum Beispiel: Team Süd.
Hier führst Du auch die Gäste auf, die zu bestimmten Themen dazukommen. Bitte ebenfalls mit Vor- und Nachnamen und mit dem Zusatz in welcher Abteilung sie arbeiten, welche Funktion sie haben oder von welchem Unternehmen sie kommen. - Vorbereitung
Hier schreibst Du hin, was die Teilnehmenden vorbereiten sollen - Erforderliche Unterlagen
Hier geht es um die Unterlagen, die Du der Tagesordnung beilegst oder die die Teilnehmenden mitbringen sollen.
Die Punkte 5 und 6 aus dem Kopfbereich ergeben sich oft erst, wenn Du die Themen zusammengestellt hast.
Der Themenbereich
- Thema
Bei der Themenbeschreibung ist es wichtig, dass Du ganz sachlich bleibst. - Ziel
Schreib zu jedem Thema auf, welches Ziel Ihr erreicht habt, wenn das Thema Zuende besprochen ist. Das ist der wichtigste Punkt bei der Vorbereitung eines Meetings.
- Was wissen, können, tun Deine Mitarbeitenden zu diesem Thema? Oder
- Welches Ergebnis liegt auf dem Tisch?
- Aktion
Schreib in die Tagesordnung, welche Aktion Du geplant hast. Dann können sich alle schon darauf einstellen, dass ihre Beteiligung gefragt ist. Wie Du das schnell machen kannst, erzähle ich in der nächsten Folge aus der Serie Teambesprechungen. - Zeit
Erst nachdem Du Ziel und Aktion festgelegt hast, kannst Du entscheiden, wie viel Zeit Ihr für diesen Tagesordnungspunkt braucht. Das hängt auch immer von der Größe des Teams ab. Mein Tipp: Lieber Zeit für ein Thema einplanen, bis Du eine Entscheidung erreicht hast, die von allen getragen wird als 10 Info-Themen bei denen keiner richtig weiß, was er mit diese Information anfangen soll. Bitte erinnere Dich noch einmal an den Waldarbeiter vom Beginn.
Wenn Du mit jedem noch einmal nachbesprechen musst, oder die Missverständnisse ausräumen, oder das Thema zum Xten mal auf die Tagesordnung setzt, hast Du im nachhinein eher Zeit verschwendet. Planst Du während der Besprechung genügend Zeit ein, hat das positive Auswirkungen auf die Motivation. - Akteur
Mit Akteur ist die Person gemeint, die das Thema einbringt. Auch das muss nicht immer die PDL sein. Das kann eine Mitarbeiterin sein, die von ihrer letzten Fortbildung berichtet oder die Kollegin aus dem QM, oder ein externer Gast. - Aktivität der Gruppe
Diesen Punkt kannst Du in der Tagesordnung auch weglassen. Wichtig ist, dass Du Dir im Vorfeld überlegst, was Dein Team pro Thema tun soll. Was ist deren Aktivität? Wenn Du zu dem Ergebnis kommst, dass bei jedem Thema nur „zuhören“ und "abnicken" steht, dann überleg Dir, wie Du die Informationen transportierst, ohne ein Meeting zu veranstalten. Ich finde diese Spalte spannend, weil auch Dein Team schon im Vorfeld weiß, das und wie es einbezogen wird. Psychologisch arbeitet unser Gehirn schon mit den Themen bevor die Besprechung stattfindet und die Beteiligung wird höher, wenn schon klar ist,- dass ich Fragen stellen kann,
- Kriterien erarbeiten oder
- Auswirkungen diskutieren darf.
- Protokoll der letzten Besprechung
Für mich ist das in jeder Besprechung der obligatorisch erste Punkt. Da ich nie davon ausgehen kann, dass alle bei jedem Meeting anwesend sind, stelle ich damit sicher, dass jeder die Vereinbarungen kennt und weiß, welche Auswirkungen die Entscheidungen auf sein Handeln hat. Selbst wenn Du das Mentorensystem eingeführt hast, von dem ich in der Folge 35 erzählt habe, gibst Du die Möglichkeit,- dass noch Fragen geklärt werden können oder
- Du über die Weiterentwicklung dieses Themas berichten kannst.
- Aktionsplan
Auch der Aktionsplan ist fester obligatorischer Bestandteil am Ende von jeder Besprechung. Hier wird noch einmal vom Protokollant zusammengefasst, wer was zu welchem Thema bis wann zu tun hat. Das wird zwar schon nach jedem Thema einmal festgehalten, doch erst am Ende einer Besprechung stellt sich heraus, ob manche nicht zu oft „ja“ gerufen und andere sich in vornehmer Zurückhaltung gesonnt haben.
Die entscheidenden Punkte bei der Vorbereitung eines Meetings sind die Ziele pro Thema und die daraus abzuleitenden Aktionen und Aktivitäten. Deshalb stelle ich Dir in der nächsten Folge Benjamin Bloom vor. Ich bin davon überzeugt, dass es Dir dann noch leichter fällt, zieldienliche Teambesprechungen zu planen.
Bis zum nächsten IMPULS wünsche ich Dir eine energievolle Zeit!
Deine Claudia, Claudia Henrichs
Welche Ideen und Erfahrungen hast Du denn zur Tagesordung? Schreib mir gerne im Kommentarfeld.
Vergleiche mein Muster „Besprechungsthemen“ mit dem Formular, das Du sonst verwendest und ergänze Deines um die Punkte, die vielleicht noch fehlen und Dir wichtig erscheinen.
Noch einige Worte zum Action Step. Damit Du so viel wie möglich von jeder Podcast-Episode hast, gibt es immer einen Vorschlag von mir, den Action Step, den Du ausprobieren oder umsetzten kannst. Eine gute Idee ist auch, dass Du Dir ein Heft oder eine Mappe zum Podcast anlegst und Dir zu jeder Folge den für Dich wichtigsten Impuls einträgst. Nur einen einzigen pro Folge. Und dann lass Dich jeden Tag von Deinem Impuls begleiten. Es reicht schon, wenn Du einmal, am besten immer zu einem festen Zeitpunkt am Tag, kurz an Deinen Impuls denkst. Also zum Beispiel bei der ersten Tasse Kaffee oder während der Fahrt zum Dienst oder während Du abends die Zähne putzt.
