Der Themenbereich
- Thema
Bei der Themenbeschreibung ist es wichtig, dass Du ganz sachlich bleibst. - Ziel
Schreib zu jedem Thema auf, welches Ziel Ihr erreicht habt, wenn das Thema Zuende besprochen ist. Das ist der wichtigste Punkt bei der Vorbereitung eines Meetings.
- Was wissen, können, tun Deine Mitarbeitenden zu diesem Thema? Oder
- Welches Ergebnis liegt auf dem Tisch?
- Aktion
Schreib in die Tagesordnung, welche Aktion Du geplant hast. Dann können sich alle schon darauf einstellen, dass ihre Beteiligung gefragt ist. Wie Du das schnell machen kannst, erzähle ich in der nächsten Folge aus der Serie Teambesprechungen. - Zeit
Erst nachdem Du Ziel und Aktion festgelegt hast, kannst Du entscheiden, wie viel Zeit Ihr für diesen Tagesordnungspunkt braucht. Das hängt auch immer von der Größe des Teams ab. Mein Tipp: Lieber Zeit für ein Thema einplanen, bis Du eine Entscheidung erreicht hast, die von allen getragen wird als 10 Info-Themen bei denen keiner richtig weiß, was er mit diese Information anfangen soll. Bitte erinnere Dich noch einmal an den Waldarbeiter vom Beginn.
Wenn Du mit jedem noch einmal nachbesprechen musst, oder die Missverständnisse ausräumen, oder das Thema zum Xten mal auf die Tagesordnung setzt, hast Du im nachhinein eher Zeit verschwendet. Planst Du während der Besprechung genügend Zeit ein, hat das positive Auswirkungen auf die Motivation. - Akteur
Mit Akteur ist die Person gemeint, die das Thema einbringt. Auch das muss nicht immer die PDL sein. Das kann eine Mitarbeiterin sein, die von ihrer letzten Fortbildung berichtet oder die Kollegin aus dem QM, oder ein externer Gast. - Aktivität der Gruppe
Diesen Punkt kannst Du in der Tagesordnung auch weglassen. Wichtig ist, dass Du Dir im Vorfeld überlegst, was Dein Team pro Thema tun soll. Was ist deren Aktivität? Wenn Du zu dem Ergebnis kommst, dass bei jedem Thema nur „zuhören“ und "abnicken" steht, dann überleg Dir, wie Du die Informationen transportierst, ohne ein Meeting zu veranstalten. Ich finde diese Spalte spannend, weil auch Dein Team schon im Vorfeld weiß, das und wie es einbezogen wird. Psychologisch arbeitet unser Gehirn schon mit den Themen bevor die Besprechung stattfindet und die Beteiligung wird höher, wenn schon klar ist,- dass ich Fragen stellen kann,
- Kriterien erarbeiten oder
- Auswirkungen diskutieren darf.
- Protokoll der letzten Besprechung
Für mich ist das in jeder Besprechung der obligatorisch erste Punkt. Da ich nie davon ausgehen kann, dass alle bei jedem Meeting anwesend sind, stelle ich damit sicher, dass jeder die Vereinbarungen kennt und weiß, welche Auswirkungen die Entscheidungen auf sein Handeln hat. Selbst wenn Du das Mentorensystem eingeführt hast, von dem ich in der Folge 35 erzählt habe, gibst Du die Möglichkeit,- dass noch Fragen geklärt werden können oder
- Du über die Weiterentwicklung dieses Themas berichten kannst.
- Aktionsplan
Auch der Aktionsplan ist fester obligatorischer Bestandteil am Ende von jeder Besprechung. Hier wird noch einmal vom Protokollant zusammengefasst, wer was zu welchem Thema bis wann zu tun hat. Das wird zwar schon nach jedem Thema einmal festgehalten, doch erst am Ende einer Besprechung stellt sich heraus, ob manche nicht zu oft „ja“ gerufen und andere sich in vornehmer Zurückhaltung gesonnt haben.
Die entscheidenden Punkte bei der Vorbereitung eines Meetings sind die Ziele pro Thema und die daraus abzuleitenden Aktionen und Aktivitäten. Deshalb stelle ich Dir in der nächsten Folge Benjamin Bloom vor. Ich bin davon überzeugt, dass es Dir dann noch leichter fällt, zieldienliche Teambesprechungen zu planen.
Bis zum nächsten IMPULS wünsche ich Dir eine energievolle Zeit!
Deine Claudia, Claudia Henrichs
Welche Ideen und Erfahrungen hast Du denn zur Tagesordung?
Vergleiche mein Muster „Besprechungsthemen“ mit dem Formular, das Du sonst verwendest und ergänze Deines um die Punkte, die vielleicht noch fehlen und Dir wichtig erscheinen.
Mein TIPP!!
Wenn Du Dich für das Thema "Moderne Führung im ambulanten Pflegedienst" interessierst, dann schau Dir gerne diese Themen an:
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