Entscheide vorher, was Du erreichen willst!
Viele sammeln einfach ein paar Themen oder bringen große Stapel von Papier mit zur Dienstbesprechung. Oft werden die Themen einen Tag vorher zusammengestellt weil, wie immer, die Zeit fehlt.
Mit einer Tagesordnung breitest Du Dich optimal auf Dein Meeting vor.
Zeit sparen und die Folge unterwegs hören!
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SHOWNOTES
Am besten, Du lädst Dir die Mustervorlage „Tagesordnung“ auf den Bildschirm oder druckst sie Dir aus. Dann kannst Du Dich besser orientieren, wenn Du den Text hörst.
Nimm Dir Zeit für die Vorbereitung Deiner Teambesprechung
Deine Teambesprechungen werden viel erfolgreicher als bisher
- Wenn Du Deine Tagesordnung sorgfältig vorbereitest,
- diese vor dem Meeting allen zur Verfügung stellst und
- zu jedem Thema im voraus schon entscheidest, was Du erreichen möchtest
Eine kleine Fabel, die zu unserem Thema passt
"Warum schärfst Du Deine Axt nicht?"
fragte ein Wanderer den Waldarbeiter, der sich sichtlich abmühte mit einer stumpfen Axt Bäume zu fällen.
"Keine Zeit, keine Zeit!“ hechelte der Waldarbeiter
„Ich muss Bäume fällen."
Das Fazit liegt auf der Hand, oder? Würde sich der Waldarbeiter die Zeit nehmen, die Axt zu schärfen, würde es schneller gehen, die Bäume zu fällen und letztendlich hätte er Zeit gespart. (Die Fabel kannst Du in dem Bestseller von Stephen R. Covey, Die sieben Wege zur Effektivität, nachlesen)
Übertragen wir das auf Deine Teambesprechung, gelten folgende zwei Regeln:
- Bereite Dich gründlich vor, damit Du keine Zeit verschwendest
- Plane nicht in Eile, denn die Zeit aller ist kostbar
Die Tagesordnung für Deine Dienstbesprechung
Bestimmt habt Ihr eine Vorlage in Eurem QM-Handbuch. Vielleicht passt Eure Vorlage ja auch schon oder Du kannst sie anpassen, wenn Dir das eine oder andere, was ich jetzt erzähle sinnvoll erscheint.
Gehen wir die einzelnen Felder meiner Mustervorlage einmal Punkt für Punkt durch. Ich unterscheide zwischen dem Kopfbereich und dem Themenbereich.
Im Kopfbereich habe ich die Felder mit orangefarbenen, im Themenbereich mit grünen Punkten versehen
Der Kopfbereich
- Besprechung einberufen von
Hier kommt der Name der Person hin, die zum Meeting einlädt.
Das ist dann auch die Person, die für die Themen und die Ergebnisse verantwortlich ist. - Moderator
Wir werden in einer späteren Folge noch besprechen, dass nicht immer die Leitung, auch diejenige ist, die das Meeting durchgängig moderiert. In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Rolle der Leitung und die der Moderation auf zwei verschiedene Personen zu verteilen. - Protokollant
Leg bitte im Vorfeld schon fest, wer die Ergebnisse für jedes einzelne Thema Deiner Besprechung festhält. Klar ist, dass Du mit den Personen, die moderieren und protokollieren sollen sprichst, bevor Du die Tagesordnung rausgibst. Damit diese Absprache so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt, schlage ich vor, ihr legt einmal die Regel fest, dass die Protokollführung immer alphabetisch nach Nachnamen übernommen wird. Hat also im letzten Meeting die Claudia Henrichs Protokoll geschrieben, ist beim nächsten Meeting die Person an der Reihe, deren Nachnamen nach Henrichs folgt. - Teilnehmer
Bei bis zu sechs Personen kannst Du hier alle Namen aufführen. Bitte mit ausgeschrieben Vor- und Nachnamen. Bei mehr als sechs Personen nimmst Du die Teambezeichung. Zum Beispiel: Team Süd.
Hier führst Du auch die Gäste auf, die zu bestimmten Themen dazukommen. Bitte ebenfalls mit Vor- und Nachnamen und mit dem Zusatz in welcher Abteilung sie arbeiten, welche Funktion sie haben oder von welchem Unternehmen sie kommen. - Vorbereitung
Hier schreibst Du hin, was die Teilnehmenden vorbereiten sollen - Erforderliche Unterlagen
Hier geht es um die Unterlagen, die Du der Tagesordnung beilegst oder die die Teilnehmenden mitbringen sollen.
Die Punkte 5 und 6 aus dem Kopfbereich ergeben sich oft erst, wenn Du die Themen zusammengestellt hast.
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