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Weitere Punkte, die beachtet werden müssen:
- Mit Mitarbeitern eine Verschwiegenheitserklärung abschließen.
- Prüfen ob alle Vorgänge erfasst sind und ob auch die Zeit nach dem Austritt aus dem Unternehmen mit aufgenommen ist.
- Im Angehörigenkontakt darauf achten, dass keinerlei Daten ersichtlich sind.
- Akten nicht sichtbar liegen lassen.
- Nach Arbeitsschluss Akten einschließen.
- Auch mit der Reinigungskraft muss eine Verschwiegenheitsklärung geschlossen werden.
Der erste Schritt:
- Ist-Aufnahme im Unternehmen machen
- Welche Daten sind vorhanden?
- In welchen Bereichen nutzen wir sie?
- Wer bekommt die Daten von uns?
- Wie lagern wir die Daten?
- Was können wir tun, damit wir vor Ort sicher mit den Daten unserer Kunden umgehen?
Der zweite Schritt:
Informationsschreiben an die Kunden, mit der Information:
- Wer im Unternehmen für die Datenverarbeitung zuständig ist
- Für welche Zwecke welche Daten erhoben werden
- Wie lange Daten gespeichert werden
- Welche Rechte sie als Betroffene haben
- Sie können Widerspruch gegen die, einmal erteile Einwilligung, einlegen
- Alte Verträge bleiben davon unbetroffen – sie bleiben so bestehen.
Weitere Schritte:
- Verarbeitungsverzeichnis erstellen
- Mit Dienstleitern Verträge abschließen und diese ca. 1mal/Jahr überprüfen und bei Vertragsänderung (externe Dienstleister haben meist Vertragsvordrucke)
- Es gibt für alles Mustervorlagen bei den Landesämtern für Datenschutz, vor allem beim Bayerischen Landesamt für Datenschutz
- Auf der Webseite schauen bzgl. Datenschutz
- Ab 10 Mitarbeitern muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden
Im Gesundheitswesen gibt es besondere personenbezogene Daten, die Gesundheitsdaten.
Dort brauchen wir einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten.
- Die Geschäftsführung selbst oder Mitarbeiter in leitenden Positionen können nicht Datenschutzbeauftragte sein!
- Der Datenschutzbeauftragte muss auch auf der Webseite benannt sein und in den Unterlagen festgehalten.
- Vorsicht: Abmahnanwälte stehen bereits in den Startlöchern. Wenn irgendetwas auf der Webseite nicht den Datenschutzanforderungen entspricht, stehen sie schnell auf der Matte.
Mitarbeiter für Datenschutz sensibilisieren
- Unterlagen im Auto
- Handy ohne Passswort
- Keine Speicherungen mehr auf USB-Stick
- Ein verloren gegangener Stick ist ein Verstoss gegen das Datenschutzgesetz
Zum Thema Whats App-Nutzung zu beruflichen Zwecken:
- Speichert Daten auf unsicheren Servern in Amerkia
- Whats App sammelt Telefonnummern, IP-Adressen, Bewegungsprofile...
- eine gute Alternative ist Threema mit dem Sitz in der Schweiz
Update: Ein Jahr DSGVO in der amulanten Pflege
Mehr zu Bettina Schaaser und ihrem Unternehmen Die Qualitätswerkstatt!
Bettina Schaaser ist die Inhaberin des Beratungsunternehmens „Die QualitätsWerkstatt – Beratung – Audit – Schulung“.
Die Zertifizierung zur Datenschutzbeauftragen rundet ihr Angebot ab.
Bettina Schaaser war schon einmal Gast in meinem Podcast
Jetzt liebe Grüße an Dich von mir Deine
Claudia, Claudia Henrichs
UNBEDINGT
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