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40 Sonnenschirm

Leider bin ich im Moment in Urlaub!

Jetzt in der Urlaubszeit trudeln bei mir viele dieser Abwesenheits-Notizen ein. Manche lassen mich schmunzeln, einige finde ich irritierend und es gibt auch ein paar, die finde ich vorbildlich kundenorientiert. Ein schlechtes und ein gutes Beispiel findest Du in diesem Text.

Bevor es in den Urlaub geht ist meistens noch ganz viel zu erledigen. Auf den letzten Drücker fällt einem dann noch die Abwesenheitsinformation ein. Auch das noch! Jetzt muss es aber schnell gehen. Wo hatte ich denn den Text der Letzten gespeichert?

Mit fast jedem Mailprogramm lässt sie sich schnell einrichten, damit Deine Absender umgehend informiert sind und nicht unnötig auf eine schnelle Antwort warten. Die Abwesenheits-Information ist eine Visitenkarte des Absenders und damit auch Deines Pflegedienstes. 

 

 

Deine kundenorientierte Abwesenheits-Information

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Bonus-Infos zu dieser Episode:

 

 Eine Abwesenheits-Meldung mit Schwächen

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  • „Notiz“ oder „Meldung“ wirkt bürokratisch und distanziert. Kundenorientierter: Abwesenheits-Information
  • Keine Anrede wirkt unfreundlich. Am besten: „Guten Tag!“ Auch „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt seltsam, da Deine Mitteilung in diesem Moment ja nur von einer Person gelesen wird.
  • Was soll das „leider“ ausdrücken? Da ich mich wahrscheinlich auf meinen Urlaub freue passt das Wort nicht. Es passt auch nicht in Zusammenhang mit Dienstreisen o.ä. denn mit dem „leider“ sage ich ja, dass ich diese nicht mag. Gemeint ist: „Leider“ können Sie mich nicht persönlich erreichen. Das hat der Absender allerdings schon durch die Betreffzeile erfasst.
  • Er will auch nicht wissen, WO Du gerade bist, denn das löst sein Problem nicht.
  • Er will auch nicht wissen, was alles NICHT geht.
  • Mit „in DRINGENDEN Fällen“ sagst Du zwischen den Zeilen, dass es auch unwichtige Anliegen gibt.
  • Wie heißt denn die Kollegin?
  • Wenn jemand eine Mail schreibt, möchte er bestimmt auch neben der Telefonnummer eine E-Mail-Adresse wissen.

Versetzen wir uns einmal in die Lage des Kunden

Er möchte etwas von Dir. Eine Information, einen Termin vereinbaren, vielleicht etwas klären, damit er selbst einen Schritt in seiner Arbeit weiter kommt.

Ziel der Abwesenheits-Notiz ist es, wenn Du schon nicht persönlich in den nächsten Tagen antworten wirst, trotzdem eine Lösung zu bieten.

Bestandteile einer guten Abwesenheits-Information

  1. Betreff
  2. Anrede
  3. Datum, wann Sie wieder persönlich erreichbar sind
  4. Was passiert mit der Mail während Ihrer Abwesenheit
  5. Vertretung
  6. Alternative
  7. Grußformel

 Beispiel einer lösungs- und kundenorientierten Abwesenheits-Information

40 Abwesenheit gnstig

Tipp: Wenn Du Deinen Text abspeicherst, kannst Du ihn immer wieder verwenden. Achte darauf, dass Du das Datum und ggf. die Kontaktdaten Deiner Vertretung änderst.

Ich wünsche Dir einen wunderschönen Urlaub, wenn Du ihn noch vor Dir hast!

Bis zum nächsten Impuls 

Deine ClaudiaClaudia Henrichs

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