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Leider bin ich im Moment in Urlaub

Bevor es in den Urlaub geht ist meistens noch ganz viel zu erledigen. Auf den letzten Drücker fällt einem dann noch die Abwesenheitsinformation ein. Auch das noch! Jetzt muss es aber schnell gehen. Wo hatte ich denn den Text der Letzten gespeichert?

Mit fast jedem Mailprogramm lässt sie sich schnell einrichten, damit Ihre Absender umgehend informiert sind und nicht unnötig auf eine schnelle Antwort warten. Die Abwesenheits-Information ist eine Visitenkarte des Absenders und damit auch Ihres Pflegedienstes.

Jetzt in der Sommerzeit trudeln bei mir viele dieser Abwesenheits-Notizen ein. Manche lassen mich schmunzeln, einige finde ich irritierend und es gibt auch ein paar, die finde ich vorbildlich kundenorientiert.

An diesem Beispiel sehen Sie, wie Ihre Abwesenheits-Information besser nicht aussehen sollte.

Eine Abwesenheits-Meldung mit Schwächen

 

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  • „Notiz“ oder „Meldung“ wirkt bürokratisch und distanziert. Kundenorientierter: Abwesenheits-Information
  • Keine Anrede wirkt unfreundlich. Am besten: „Guten Tag!“ Auch „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt seltsam, da Ihre Mitteilung in diesem Moment ja nur von einer Person gelesen wird.
  • Was soll das „leider“ ausdrücken? Da ich mich wahrscheinlich auf meinen Urlaub freue passt das Wort nicht. Es passt auch nicht in Zusammenhang mit Dienstreisen o.ä. denn mit dem „leider“ sage ich ja, dass ich diese nicht mag. Gemeint ist: „Leider“ können Sie mich nicht persönlich erreichen. Das hat der Absender allerdings schon durch die Betreffzeile erfasst.
  • Er will auch nicht wissen, WO Sie gerade sind, denn das löst sein Problem nicht.
  • Er will auch nicht wissen, was alles NICHT geht.
  • Mit „in DRINGENDEN Fällen“ sagen Sie zwischen den Zeilen, dass es auch unwichtige Anliegen gibt.
  • Wie heißt denn die Kollegin?
  • Wenn jemand eine Mail schreibt, möchte er bestimmt auch neben der Telefonnummer eine E-Mail-Adresse wissen.

 

Versetzen wir uns einmal in die Lage des Absenders.

Er möchte etwas von Ihnen. Eine Information, einen Termin vereinbaren, vielleicht etwas klären, damit er selbst einen Schritt in seiner Arbeit weiter kommt.

Ziel der Abwesenheits-Notiz ist es, wenn Sie schon nicht persönlich in den nächsten Tagen antworten werden, trotzdem eine Lösung zu bieten.

 

Bestandteile einer Abwesenheits-Information

  1. Betreff
  2. Anrede
  3. Datum, wann Sie wieder persönlich erreichbar sind
  4. Was passiert mit der Mail während Ihrer Abwesenheit
  5. Vertretung
  6. Alternative
  7. Grußformel
 

Beispiel einer lösungs- und kundenorientierten Abwesenheits-Information

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Tipp:

Wenn Sie Ihren Text abspeichern, können Sie ihn immer wieder verwenden, und brauchen lediglich das Datum und ggf. die Kontaktdaten Ihrer Vertretung zu ändern.

 

Ich wünsche Ihnen einen wunderschönen Urlaub, wenn Sie ihn noch vor sich haben!

Bis zum nächsten Impuls 

Ihre Claudia Henrichs

 

 

 

Checken Sie doch einmal Ihre Abwesenheits-Information

 

 

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Ich freue mich auf Sie und Dich!

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